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        1. 信息化辦公平臺

          結合學校的管理和教學需求,將企業級的效率工具如每日工作PDCA、工作報告、任務交辦、項目管理、工作任務管理、管理看板、學校知識庫、檔案管理等植入到學校應用,并支持手機客戶端操作。學校運用這些工具支撐日常工作,為教職工工作增效,為干部決策和管理賦能,可提大提升全員工作效率和學校管理水平。

          應用需求

          個人時間管理效率低

          我們經常抱怨時間不夠用,總是很忙,但工作效率卻不高,有效的時間管理工具,可以幫助我們明確每天要做哪些事?哪些事優先級更高?哪些緊急,哪些重要?

          線下審批流程執行難度大

          • 部分審批流程需要領導審核,領導又出差,不在學校,導致很多審核手續無法繼續 ;
          • 學校規章制度制定出來后,要求按制度辦事,但制度執行人可能因為某些其他原因導致制度執行失敗。

          會議開展難度大

          • 學校往往因場地不足,人員出差在外等情形導致會議不能如期舉行或缺席人員較多,會議精神傳達不及時;
          • 若多校區召開統一會議,參會人員往返耗時較多,差旅成本增加。

          缺乏靈活的消息推送和反饋機制

          學校教職工之間、師生之間、學生與學生之間的很多溝通交流,更多依靠電話、手工短信、QQ等方式解決,基本處于手工操作狀態。

          工作匯報和項目協作管理不夠靈活

          學校有一個課題研究項目,計劃中每個階段中有不同任務,需要不同的人去做?,F在想對這個項目進行管理,每個任務由誰在執行,進度如何?有什么問題和風險?

          共享文化缺失

          學校各部門、各崗位工作資料凌亂存放、隨意存儲,學校的大量知識,分散保存在各個服務器、各個系統、個人電腦、甚至個人的頭腦中,導致信息共享困難,協同辦公效率低下。關鍵教職工離職,學校業務、文檔、重要數據可能丟失。

          管理者無法即時掌握學校各業務環節的準確數據

          學校日常管理工作中,各業務部門存在很多需要向各級匯報數據的情形,如向校長匯報各專業招生情況、學生畢業情況等。若各匯報人進行人工統計將耗費大量時間和精力,且難以保證數據的即時性、準確性;若校長登錄智慧校園平臺自行查找,也會耗費一定時間。

          功能亮點

          每日工作PDCA

          根據個人時間管理“四象限法則”、“六點優先工作法”和PDCA原則,教職工應根據事務的輕重緩急提前做好每日工作安排并按計劃執行,每日工作結束時進行總結。教職工可利用“每日工作PDCA”工具,計劃、記錄和總結日常工作,幫助其提升個人時間管理能力和工作效率,不斷優化自我管理;上級領導可快速瀏覽每位下屬的工作,便于查看和監督管理。

          表單流程協作

          表單流程協作提供傳統OA系統流程表單功能,學??筛鶕幷轮贫?、結合學校的實際情況,將一部分過去通過紙質簽字審批的流程提取出來,通過表單流程協作,自定義各種業務表單模板及流程,實現無紙化辦公,使得各種審批手續變得簡單、快捷、規范。

          分會場

          分會場看板是開展“主會場現場會議+分會場視頻會議+個人終端視頻會議”會議新模式的重要支撐工具。如多校區召開統一會議時,各校區通過網絡會議同步參與,可減少時間消耗和差旅成本;對于會場容量不足的大型會議,通過多個會議室同步開展,能夠降低場地租賃成本;而出差人員可使用個人賬號,通過手機或電腦同步參加視頻會議。

          消息推送

          日常管理和業務工作中,往往存在一些需要將信息及時告知相關人員的情況,如課表變更、重要通知、臨時會議等。應用“消息推送”工具,可設置將消息通過短信、微信、即時通信信息、郵件消息等多種方式將信息即時推送到相關人員,讓用戶隨時隨地都能接收到與自己相關的消息,有效提高溝通效率;學校管理員可手動配置選擇需要進行短信消息推送的業務模塊以及推送的方式。

          工作報告

          日常管理和業務工作中,可借助“工作報告”工具提交例行報告(如周報、月報、季報、年度)和臨時報告(如階段性工作報告、調研報告),事后可按報告類型、重要級別、報告人、主送人等進行查詢或統計分析。通過電腦、手機提交報告或進行批示,不僅提高效率,更能保障工作的及時性。

          項目協作

          “項目協作”工具可以幫助學校管理一個有一定時間跨度(持續時間5至120天)、涉及人員較多(參與人數5至10人)的項目,能有效控制項目進度及風險,將項目計劃等文檔模板化,對項目文檔統一歸檔。比如:省級示范校建設項目、專業建設項目、周年慶活動項目、迎新工作、校慶籌備等。

          管理看板

          學??山柚肮芾砜窗濉?,將來自智慧校園平臺各個應用系統的業務數據,通過電視等大屏展示終端以類似PPT的方式直觀呈現各種數據數據報表,讓管理者實時查看相關信息動態,掌握工作進展。管理看板主要應用在各級領導及處室辦公室。為保障學校信息安全,需根據看板位置配置看板內容,登錄后展示該賬號權限的各種業務數據統計報表。

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